اکسل نرم افزای بسیار مفید است، اما یادگیری آن نیاز به آموزش دارد. اگر از تکنیک ها و نکات موجود در این مقاله استفاده کنید، می توانید کار خود را سریعتر و بدون استرس انجام دهید.
در این مقاله می توانید با نحوه نوشتن فرمول های اکسل، محاسبات، فیلتر، دستکاری داده ها، کارآیی گردش کار و موارد دیگر آشنا شوید. در اینجا ۱۲ تکنیک و ویژگی اکسل را برای شما توضیح خواهیم داد.
قبل از شروع، free Excel file worksheet را دانلود کنید. این فایل از چندین برگه تشکیل شده، هر برگه برای تمرین یکی از دوازده تکنیک اکسل است. شما می توانید ویدئو آموزشی بالا درباره screencast را مشاهده کنید و یا به مطالعه این مقاله ادامه دهید .
۱- مبانی فرمول نویسی
هر فرمول باید با یک علامت مساوی شروع شود. اگر از علامت مساوی استفاده نکنید، اکسل محاسبه را انجام نداده و صرفا آنچه تایپ کرده اید را نمایش خواهد داد. در واقع این علامت مساوی به اکسل می گوید، “سلام ، این را محاسبه کنید.” به این فکر کنید که اگر از مداد و کاغذ استفاده می کردید، نتیجه فرمول شما چه بود.
توجه دادشته باشید که فرمول را در سلولی بنویسید که می خواهید پاسخ آن ظاهر شود. برای انجام این تمرین به برگه “simple” در پرونده اکسل رایگان که دانلود کردید مراجعه کنید.
مثال: مقادیر B2 ، B3 و B4 را جمع کنید و مقدار کل را در B6 قرار دهید.
در B6 فرمول زیر را وارد کنید:
= B2 + B3 + B4
سپس Enter را فشار دهید تا نتیجه را مشاهده کنید. اگر Enter را فشار ندهید (یا روی علامت تیک کوچک درست در بالای ستون A کلیک کنید)، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد.
تفریق، ضرب، تقسیم و توان به همین روش کار می کنند. می توانید از نماد معمول آنها استفاده کنید یا به نمودار زیر مراجعه کنید:
عملیات نماد
جمع +
تفریق –
ضرب *
تقسیم /
توان ^ (مثال: B5^2مساوی است با B5 به توان ۲)
بزرگتر از <
کوچکتر از >
بزرگتر مساوی با =<
کوچکتر مساوی با =>
ادغام &
- برای محاسبات پیچیده تر، از توابع استفاده کنید
اگر می خواهید محاسباتی انجام دهید که فراتر از یک فرمول ساده هستند، از یک تابع در فرمول خود استفاده کنید. اکسل حدود ۴۰۰ تابع دارد، بنابراین می توانید بر حسب نیاز خود گزینه مناسب را پیدا کنید. توابعی برای تجارت، آما، امور مالی، تاریخ و زمان، متن، اطلاعات اسناد و موارد دیگر وجود دارد.
ساختار تمام توابع به شکل زیر است:
= نام تابع (……)
اگر تابع در ابتدای فرمول باشد، باید با یک علامت مساوی شروع شود سپس نام تابع، و بالاخره مجموعه ای از پرانتز ها قرار می گیرند. معمولاً چیزی در پرانتز وجود دارد، اما نه همیشه.
مثال: تعداد و میانگین ستون اعداد را پیدا کنید. برای انجام این تمرین به برگه “functions” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
در B10 تابع زیر را وارد کنید:
= SUM (B2: B8)
در B11 تابع زیر را وارد کنید:
= AVERAGE (B2: B8)
برای مشاهده نتیجه Enter را فشار دهید.
اکسل نرم افزای بسیار مفید است، اما یادگیری آن نیاز به آموزش دارد. اگر از تکنیک ها و نکات موجود در این مقاله استفاده کنید، می توانید کار خود را سریعتر و بدون استرس انجام دهید.
در این مقاله می توانید با نحوه نوشتن فرمول های اکسل، محاسبات، فیلتر، دستکاری داده ها، کارآیی گردش کار و موارد دیگر آشنا شوید. در اینجا ۱۲ تکنیک و ویژگی اکسل را برای شما توضیح خواهیم داد.
قبل از شروع، free Excel file worksheet را دانلود کنید. این فایل از چندین برگه تشکیل شده، هر برگه برای تمرین یکی از دوازده تکنیک اکسل است. شما می توانید ویدئو آموزشی بالا درباره screencast را مشاهده کنید و یا به مطالعه این مقاله ادامه دهید .
۱- مبانی فرمول نویسی
هر فرمول باید با یک علامت مساوی شروع شود. اگر از علامت مساوی استفاده نکنید، اکسل محاسبه را انجام نداده و صرفا آنچه تایپ کرده اید را نمایش خواهد داد. در واقع این علامت مساوی به اکسل می گوید، “سلام ، این را محاسبه کنید.” به این فکر کنید که اگر از مداد و کاغذ استفاده می کردید، نتیجه فرمول شما چه بود.
توجه دادشته باشید که فرمول را در سلولی بنویسید که می خواهید پاسخ آن ظاهر شود. برای انجام این تمرین به برگه “simple” در پرونده اکسل رایگان که دانلود کردید مراجعه کنید.
مثال: مقادیر B2 ، B3 و B4 را جمع کنید و مقدار کل را در B6 قرار دهید.
در B6 فرمول زیر را وارد کنید:
= B2 + B3 + B4
سپس Enter را فشار دهید تا نتیجه را مشاهده کنید. اگر Enter را فشار ندهید (یا روی علامت تیک کوچک درست در بالای ستون A کلیک کنید)، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد.
تفریق، ضرب، تقسیم و توان به همین روش کار می کنند. می توانید از نماد معمول آنها استفاده کنید یا به نمودار زیر مراجعه کنید:
| عملیات | نماد |
| جمع | + |
| تفریق | – |
| ضرب | * |
| تقسیم | / |
| توان | ^ (مثال: B5^2مساوی است با B5 به توان ۲) |
| بزرگتر از | < |
| کوچکتر از | > |
| بزرگتر مساوی با | =< |
| کوچکتر مساوی با | => |
| ادغام | & |
۲- برای محاسبات پیچیده تر، از توابع استفاده کنید
اگر می خواهید محاسباتی انجام دهید که فراتر از یک فرمول ساده هستند، از یک تابع در فرمول خود استفاده کنید. اکسل حدود ۴۰۰ تابع دارد، بنابراین می توانید بر حسب نیاز خود گزینه مناسب را پیدا کنید. توابعی برای تجارت، آما، امور مالی، تاریخ و زمان، متن، اطلاعات اسناد و موارد دیگر وجود دارد.
ساختار تمام توابع به شکل زیر است:
= نام تابع (……)
اگر تابع در ابتدای فرمول باشد، باید با یک علامت مساوی شروع شود سپس نام تابع، و بالاخره مجموعه ای از پرانتز ها قرار می گیرند. معمولاً چیزی در پرانتز وجود دارد، اما نه همیشه.
مثال: تعداد و میانگین ستون اعداد را پیدا کنید. برای انجام این تمرین به برگه “functions” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
در B10 تابع زیر را وارد کنید:
= SUM (B2: B8)
در B11 تابع زیر را وارد کنید:
= AVERAGE (B2: B8)
برای مشاهده نتیجه Enter را فشار دهید.
۳- برای کپی و پیست سریع وهوشمند، از Autofillاستفاده کنید
فرض کنیم که شما یک فرمول در بالای یک ستون نوشته اید و می خواهید از آن فرمول در پایین ستون نیز استفاده کنید (یا در ابتدای یک ردیف یک فرمول دارید و می خواهید از آن فرمول در سراسر ردیف استفاده کنید). به جای کپی و پیست دستی، می توانید از ویژگی AutoFill استفاده کنید و به کار خود سرعت بخشیده و فرمول را به صورت خودکار تنظیم کنید. همچنین می توانید از AutoFill برای ورود خودکار ماه ها یا روزهای هفته نیز استفاده کنید.
برای استفاده از AutoFill، نقطه کوچک در گوشه سمت راست پایین سلول فعلی را پیدا کنید. (اگر چندین سلول را انتخاب کرده اید، باید از نقطه مشترک آنها استفاده کنید.) وقتی اشاره گر موس را روی نقطه قرار می دهید، نشانگر به یک تقاطع تبدیل می شود. تقاطع را به پایین ستون یا درامتداد ردیف بکشید.
مثال: در D2 عمل ضرب ساده را انجام دهید، سپس تا D8 را AutoFill کنید. برای انجام این تمرین به برگه “autofill” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
فرمول اول را طبق معمول بنویسید
فرمول را وارد کنید. در صورت لزوم، دوباره بر روی D2 کلیک کنید. نشانگر موس را بر روی نقطه سنگین در گوشه سمت راست پایین سلول بچرخانید تا تبدیل به یک متقاطع شود
متقاطع را به پایین ستون D کشیده، یا فقط دوبار کلیک کنید. فرمول ها در ستون و نتایج در زیر ستون قرار خواهند گرفت.
۴- فیلترینگ و مرتب سازی داده
شما می توانید از Excel به عنوان یک بانک اطلاعاتی کوچک استفاده کنید، با استفاده از آن ردیف داده ها را بر اساس الفبا یا اعداد مرتب کنید و یا داده های مورد نظر خود را فیلتر کنید. اگر ستونها دارای عنوان های مختلف مانند نام، نام خانوادگی و غیره باشند اکسل بهتر کار می کند.
مهمترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که قبل از مرتب سازی یک ستون نباید آن را انتخاب کنید. در غیر این صورت آن ستون جدا از سایر داده ها مرتب خواهد شد، و احتمالاً این چیزی نیست که شما می خواهید. زمانیکه روی یک ستون کلیک می کنید، اکسل کاملا می داند که شما چه کاری انجام می دهید.
وقتی صحبت از فیلترینگ می شود، اکسل ابزارهای اتوماتیک خوبی ارائه می کند.
مثال: یک لیست بر اساس نام خانوادگی، شهر یا یک ستون دیگر به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنید. برای انجام این تمرین به برگه “filter and sort” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
روی یک سلول در ستون نام خانوادگی کلیک کنید. در زبانه Home، روی Sort and Filter کلیک کرده، سپس A تا Z یا Z تا A را انتخاب کنید. این کار را روی ستون های دیگر نیز انجام دهید.
شاید متوجه شده باشید که می توانید از همان منوی کشویی فیلترینگ نیز این کار را انجام دهید.
مثال: اکنون لیست را فیلتر کنید تا فقط آدرس های ایالت های آلاسکا و کالیفرنیا نشان داده شوند.
روی یک نقطه از قسمت داده کلیک کرده و از فهرست Sort and Filter گزینه Filter را انتخاب کنید.
به محض انجام این کار، روی هدرهای ستون فلش های کشویی نمایان خواهند شد. اکنون:
- بر روی فلش کشویی در ستون State کلیک کنید.
- سپس بر روی کادر Select All کلیک کنید تا همه کادرهای ایالت پاک شوند.
- AK و CA را مجددا انتخاب کرده، و روی OK کلیک کنید.
در حال حاضر این لیست فقط ردیف های مربوط به آن دو ایالت را نشان می دهد. اگر می خواهید، می توانید ایالت ها را به ترتیب A تا Z مرتب کنید تا تمام ردیف های آلاسکا در بالای ردیف های کالیفرنیا قرار بگیرند (همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید).
برای پاک کردن فیلترها، یک بار دیگر روی فلش کشویی در ستون State کلیک کرده و گزینه Clear Filter را انتخاب کنید.
اکسل نرم افزای بسیار مفید است، اما یادگیری آن نیاز به آموزش دارد. اگر از تکنیک ها و نکات موجود در این مقاله استفاده کنید، می توانید کار خود را سریعتر و بدون استرس انجام دهید.
در این مقاله می توانید با نحوه نوشتن فرمول های اکسل، محاسبات، فیلتر، دستکاری داده ها، کارآیی گردش کار و موارد دیگر آشنا شوید. در اینجا ۱۲ تکنیک و ویژگی اکسل را برای شما توضیح خواهیم داد.
قبل از شروع، free Excel file worksheet را دانلود کنید. این فایل از چندین برگه تشکیل شده، هر برگه برای تمرین یکی از دوازده تکنیک اکسل است. شما می توانید ویدئو آموزشی بالا درباره screencast را مشاهده کنید و یا به مطالعه این مقاله ادامه دهید .
۱- مبانی فرمول نویسی
هر فرمول باید با یک علامت مساوی شروع شود. اگر از علامت مساوی استفاده نکنید، اکسل محاسبه را انجام نداده و صرفا آنچه تایپ کرده اید را نمایش خواهد داد. در واقع این علامت مساوی به اکسل می گوید، “سلام ، این را محاسبه کنید.” به این فکر کنید که اگر از مداد و کاغذ استفاده می کردید، نتیجه فرمول شما چه بود.
توجه دادشته باشید که فرمول را در سلولی بنویسید که می خواهید پاسخ آن ظاهر شود. برای انجام این تمرین به برگه “simple” در پرونده اکسل رایگان که دانلود کردید مراجعه کنید.
مثال: مقادیر B2 ، B3 و B4 را جمع کنید و مقدار کل را در B6 قرار دهید.
در B6 فرمول زیر را وارد کنید:
= B2 + B3 + B4
سپس Enter را فشار دهید تا نتیجه را مشاهده کنید. اگر Enter را فشار ندهید (یا روی علامت تیک کوچک درست در بالای ستون A کلیک کنید)، هیچ اتفاقی نخواهد افتاد.
تفریق، ضرب، تقسیم و توان به همین روش کار می کنند. می توانید از نماد معمول آنها استفاده کنید یا به نمودار زیر مراجعه کنید:
| عملیات | نماد |
| جمع | + |
| تفریق | – |
| ضرب | * |
| تقسیم | / |
| توان | ^ (مثال: B5^2مساوی است با B5 به توان ۲) |
| بزرگتر از | < |
| کوچکتر از | > |
| بزرگتر مساوی با | =< |
| کوچکتر مساوی با | => |
| ادغام | & |
۲- برای محاسبات پیچیده تر، از توابع استفاده کنید
اگر می خواهید محاسباتی انجام دهید که فراتر از یک فرمول ساده هستند، از یک تابع در فرمول خود استفاده کنید. اکسل حدود ۴۰۰ تابع دارد، بنابراین می توانید بر حسب نیاز خود گزینه مناسب را پیدا کنید. توابعی برای تجارت، آما، امور مالی، تاریخ و زمان، متن، اطلاعات اسناد و موارد دیگر وجود دارد.
ساختار تمام توابع به شکل زیر است:
= نام تابع (……)
اگر تابع در ابتدای فرمول باشد، باید با یک علامت مساوی شروع شود سپس نام تابع، و بالاخره مجموعه ای از پرانتز ها قرار می گیرند. معمولاً چیزی در پرانتز وجود دارد، اما نه همیشه.
مثال: تعداد و میانگین ستون اعداد را پیدا کنید. برای انجام این تمرین به برگه “functions” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
در B10 تابع زیر را وارد کنید:
= SUM (B2: B8)
در B11 تابع زیر را وارد کنید:
= AVERAGE (B2: B8)
برای مشاهده نتیجه Enter را فشار دهید.
۳- برای کپی و پیست سریع وهوشمند، از Autofillاستفاده کنید
فرض کنیم که شما یک فرمول در بالای یک ستون نوشته اید و می خواهید از آن فرمول در پایین ستون نیز استفاده کنید (یا در ابتدای یک ردیف یک فرمول دارید و می خواهید از آن فرمول در سراسر ردیف استفاده کنید). به جای کپی و پیست دستی، می توانید از ویژگی AutoFill استفاده کنید و به کار خود سرعت بخشیده و فرمول را به صورت خودکار تنظیم کنید. همچنین می توانید از AutoFill برای ورود خودکار ماه ها یا روزهای هفته نیز استفاده کنید.
برای استفاده از AutoFill، نقطه کوچک در گوشه سمت راست پایین سلول فعلی را پیدا کنید. (اگر چندین سلول را انتخاب کرده اید، باید از نقطه مشترک آنها استفاده کنید.) وقتی اشاره گر موس را روی نقطه قرار می دهید، نشانگر به یک تقاطع تبدیل می شود. تقاطع را به پایین ستون یا درامتداد ردیف بکشید.
مثال: در D2 عمل ضرب ساده را انجام دهید، سپس تا D8 را AutoFill کنید. برای انجام این تمرین به برگه “autofill” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
فرمول اول را طبق معمول بنویسید.
فرمول را وارد کنید. در صورت لزوم، دوباره بر روی D2 کلیک کنید. نشانگر موس را بر روی نقطه سنگین در گوشه سمت راست پایین سلول بچرخانید تا تبدیل به یک متقاطع شود.
متقاطع را به پایین ستون D کشیده، یا فقط دوبار کلیک کنید. فرمول ها در ستون و نتایج در زیر ستون قرار خواهند گرفت.
۴- فیلترینگ و مرتب سازی داده
شما می توانید از Excel به عنوان یک بانک اطلاعاتی کوچک استفاده کنید، با استفاده از آن ردیف داده ها را بر اساس الفبا یا اعداد مرتب کنید و یا داده های مورد نظر خود را فیلتر کنید. اگر ستونها دارای عنوان های مختلف مانند نام، نام خانوادگی و غیره باشند اکسل بهتر کار می کند.
مهمترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که قبل از مرتب سازی یک ستون نباید آن را انتخاب کنید. در غیر این صورت آن ستون جدا از سایر داده ها مرتب خواهد شد، و احتمالاً این چیزی نیست که شما می خواهید. زمانیکه روی یک ستون کلیک می کنید، اکسل کاملا می داند که شما چه کاری انجام می دهید.
وقتی صحبت از فیلترینگ می شود، اکسل ابزارهای اتوماتیک خوبی ارائه می کند.
مثال: یک لیست بر اساس نام خانوادگی، شهر یا یک ستون دیگر به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنید. برای انجام این تمرین به برگه “filter and sort” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
روی یک سلول در ستون نام خانوادگی کلیک کنید. در زبانه Home، روی Sort and Filter کلیک کرده، سپس A تا Z یا Z تا A را انتخاب کنید. این کار را روی ستون های دیگر نیز انجام دهید.
شاید متوجه شده باشید که می توانید از همان منوی کشویی فیلترینگ نیز این کار را انجام دهید.
مثال: اکنون لیست را فیلتر کنید تا فقط آدرس های ایالت های آلاسکا و کالیفرنیا نشان داده شوند.
روی یک نقطه از قسمت داده کلیک کرده و از فهرست Sort and Filter گزینه Filter را انتخاب کنید.
به محض انجام این کار، روی هدرهای ستون فلش های کشویی نمایان خواهند شد. اکنون:
- بر روی فلش کشویی در ستون State کلیک کنید.
- سپس بر روی کادر Select All کلیک کنید تا همه کادرهای ایالت پاک شوند.
- AK و CA را مجددا انتخاب کرده، و روی OK کلیک کنید.
در حال حاضر این لیست فقط ردیف های مربوط به آن دو ایالت را نشان می دهد. اگر می خواهید، می توانید ایالت ها را به ترتیب A تا Z مرتب کنید تا تمام ردیف های آلاسکا در بالای ردیف های کالیفرنیا قرار بگیرند (همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید).
برای پاک کردن فیلترها، یک بار دیگر روی فلش کشویی در ستون State کلیک کرده و گزینه Clear Filter را انتخاب کنید.
شما می توانید فلش های کشویی را به همان روشی که آنها را ایجاد کرده اید، حذف کنید: روی منوی Sort and Filter کلیک کرده و گزینه فیلتر را انتخاب کنید.
۵- حذف ردیف های تکراری
اگر داده های زیادی دارید، به خصوص اگر آنها را از جایی مانند وب فرم وارد کرده باشید، ممکن است ردیف های تکراری داشته باشید. اکسل در از بین بردن نسخه های تکراری عملکرد قابل قبولی دارد و به شما اجازه می دهد تصمیم بگیرید که چه ردیف هایی از نظر شما تکراری هستند (میزان شباهت ردیف های تکراری را مشخص کنید)
مثال: از اطلاعات آدرس برای پیدا کردن ردیف های تکراری استفاده کنید. برای انجام این تمرین به برگه “remove duplicates” در پرونده اکسل رایگان مراجعه کنید.
وقتی این پرونده را بالا و پایین می کنیم، با سه ردیف یکسان با نام سامانتا کارتر روبرو می شویم: داده های موجود در هر سه ردیف یکسان هستند، این یعنی این شخص سه بار ذکر شده است. همچنین دو ردیف با نام آن شارون والری نیز وجود دارند، اما اطلاعات آنها متفاوت هستند، این یعنی این دو نفر با یکدیگر تطابق اسمی دارند و این داده ها مربوط به یک نفر نیست.
روی قسمت داده ها کلیک کنید. سپس در تب Data ، روی گزینه Remove Duplicatesکلیک کنید.
تمام کادرهای انتخابی را تیک بزنید. به این ترتیب، اکسل ردیف ها را در صورتی تکراری در نظر می گیرد که ستون های آنها نیز یکسان (تکراری) باشند.
روی OKکلیک کنید. همانطور که انتظار داشتیم دو نسخه تکراری حذف خواهند شد. اگر به پایین بروید، مشاهده خواهید کرد که دو نسخه از سه پرونده سامانتا کارتر حذف شده اند و دو پرونده شارون والری همچنان باقی مانده اند.
